Para Max Weber, a burocracia é uma forma de organização humana baseada na racionalidade. Os meios devem ser analisados e estabelecidos de maneira totalmente formal e impessoal, com o propósito de atingimento dos fins pretendidos, com eficiência.
Desconhece-se país que não tenha burocracia institucionalizada, em menor ou maior grau, mas todos a têm. É ela, inclusive, forma de organização e dominação.
O Brasil é tido por burocrático, com excesso de normas e procedimentos que emperram e encarecem os negócios. A burocracia, em tal contexto, assume conotação extremamente pejorativa. Mesmo assim, a burocracia reina soberana por aqui, mesmo por que ainda não temos outra alternativa de arranjo estatal.
As obrigações tributárias acessórias são as filhas mais nobres da burocracia fiscal. Foram instituídas como “meios” para atingimento dos fins, que são o controle e a rastreabilidade das operações e transações econômico-financeiras, facilitando fiscalização e arrecadação.
A contabilidade societária é obrigação de todas as entidades, nos termos do Código Civil, exceto para o hipossuficiente Microempreendedor Individual – MEI. A escrituração por excelência se dá no livro Diário. Antes da era digital, este eram folhas impressas; hoje são dados armazenados em sistemas.
A Instrução Normativa RFB n°. 1.420/13 instituiu a Escrituração Contábil Digital – ECD (ou Sped Contábil). Além de já possuir dados extraídos de notas fiscais eletrônicas e de outras obrigações acessórias, a Receita Federal passou a coletar toda a movimentação contábil das empresas. Tudo isso para monitorar mais de perto os contribuintes e obstar planejamento tributário ilícito.
A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:
I - livro Diário e seus auxiliares, se houver;
II - livro Razão e seus auxiliares, se houver; e
III - livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
São obrigadas a entregar a ECD:
I - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real;
II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;
III - as pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012;
IV – as Sociedades em Conta de Participação - SCP, como livros auxiliares do sócio ostensivo.
V) – as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea “c” do § 2º do art. 12 e do § 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, quando:
a) apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011, e Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais) em qualquer mês do ano-calendário a que se refere a escrituração contábil; ou
b) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais) no ano-calendário a que se refere a escrituração contábil, ou proporcional ao período; e
VI - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981/95.
Estão dispensadas as seguintes entidades:
I - as pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional;
II - os órgãos públicos, as autarquias e as fundações públicas; e
III - as pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB n°. nº 1.536/14.
O prazo de entrega vai até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.
Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente. Se estes eventos ocorrem de janeiro a abril, o prazo será até o último dia útil do mês de maio do ano de ocorrência.
Até então, a assinatura digital se compunha de, no mínimo, duas subscrições: a da pessoa física que, segundo os documentos arquivados no órgão competente, tivesse poderes para a prática de tal ato, e do contabilista. Deviam ser utilizados somente certificados digitais e-PF ou e-CPF, com segurança mínima tipo A3. Não existia limite para a quantidade de signatários, e os contabilistas deviam assinar por último. O Programa Validador e Assinador – PVA só permitia que o contabilista assinasse após os representantes da empresa. Os certificados de pessoa jurídica (e-CNPJ ou e-PJ) não podiam ser utilizados.
Contudo, foi publicada a versão 4.0.2 da ECD com as seguintes alterações:
I) Novas regras para assinatura da ECD:
- toda ECD deve ser assinada, independentemente das outras assinaturas, por um certificado e-PJ ou e-CNPJ;
- o certificado e-PJ ou e-CNPJ deve coincidir com os primeiros oito dígitos (CNPJ básico) do CNPJ do declarante no registro 0000;
- os certificados assinantes de uma ECD podem ser A1 ou A3, desde que emitidos por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
- todos os códigos de qualificação do assinante (registro J930) devem utilizar o e-PF ou e-CPF, com exceção do código 001 – Signatário da ECD com e-PJ ou e-CNPJ, que só pode utilizar e-PJ ou e-CNPJ;
- além das assinaturas do certificado e-PJ ou e-CNPJ e do certificado e-PF ou e-CPF do contador pode haver qualquer número de assinaturas;
- o responsável pela assinatura da ECD pode ser, a critério da pessoa jurídica, o próprio e-CNPJ ou e-PJ, ou outro responsável assinante, conforme estipulado em ato societário;
II) alteração do campo CPF do registro J930 para CNPJ/CPF, para possibilitar a assinatura da ECD por e-CNPJ ou e-PJ; e
III) publicação do bloco K – Conglomerados Econômicos.
Complementando as informações, foi publicado o Ato Declaratório Executivo n°. de 32, de 04/05/17, dispondo que:
I) a Escrituração Contábil Digital (ECD) referente ao ano-calendário de 2016 deve ser assinada, pelo menos, por um profissional contábil e, preferencialmente, pelo e-PJ ou e-CNPJ do declarante, indicado como responsável pela assinatura da ECD, sem prejuízo de outras assinaturas;
II) no caso de dificuldades operacionais relativas à disponibilidade do e-PJ ou e-CNPJ, a entidade poderá indicar como responsável pela assinatura da ECD um e-PF ou e-CPF, que será validado como representante legal ou procurador eletrônico do declarante perante a RFB; e
III) a assinatura do responsável pela assinatura da ECD nas condições anteriores não exime a assinatura da ECD por todos aqueles obrigados à assinatura da contabilidade da pessoa jurídica por força do Contrato Social, seus aditivos e demais atos pertinentes, sob pena de tornar a contabilidade formalmente inválida e inapropriada para fins específicos, conforme as normas próprias e o critério de autoridades ou partes interessadas que por direito demandam a contabilidade.
Assim, caso a ECD não seja retificadora, serão necessárias, no mínimo, duas assinaturas, desde que se marque o e-CNPJ ou e-PJ como responsável legal.
A ECD substituta deverá ter, pelo menos, três assinaturas (uma do signatário que será validado como responsável pela assinatura da ECD, uma do contador responsável pela ECD e uma do contador responsável pelo termo de verificação para fins de substituição da ECD). Se houver alteração de lançamentos contábeis, também será necessária a assinatura de outro profissional contábil (910) ou auditor independente (920), conforme o caso (demonstrações auditadas ou não auditadas por auditor independente).
Todas as ECDs existentes, após a instalação da versão 4.0.2 do programa da ECD, terão que ser exportadas e importadas. Ainda que as ECD já tenham sido validadas e/ou assinadas, serão necessárias uma nova validação e assinatura.
As ECD já transmitidas, embora validadas e assinadas, não precisam ser alteradas ou transmitidas novamente.
Para a instalação da nova versão, não é necessária a desinstalação da versão previamente instalada.
Por fim, foi publicada a versão 4.0.3 da ECD com as seguintes alterações:
- melhoria do desempenho do programa na aplicação de regras de validação;
- correção do problema de inconsistência entre a tabela de municípios do IBGE e UF/Nire relativa ao estado do Mato Grosso do Sul (MS);
- correção do erro de estrutura na importação de ECD sem o registro J930; e
- alteração das regras relativas à assinatura da ECD, conforme notícia do site do Sped (http://sped.rfb.gov.br/pagina/show/2189).
Todas as ECDs existentes e ainda não transmitidas, após a instalação da versão 4.0.3 do programa da ECD, terão que ser exportadas e importadas. Ainda que as ECD já tenham sido validadas e/ou assinadas, serão necessárias uma nova validação e assinatura.
A não apresentação da ECD nos prazos fixados, ou a sua apresentação com incorreções ou omissões, acarretará aplicação das multas previstas no art. 57 da Medida Provisória nº. 2.158-35, de 24 de agosto de 2001.
Uma medida desburocratizadora está em que autenticação da ECD será comprovada pelo recibo de entrega emitido pelo Sped e dispensa qualquer outra, até das pessoas jurídicas não sujeitas a registro em Juntas Comerciais.
AUTOR:
DEUSMAR JOSÉ RODRIGUES
Contador e Advogado
CONTATO:
www.ottcontabilidade.com.br
